Rekrytointia koskeva yksityisyydensuojakäytäntö
Biisoni-konserniin kuuluvat yhtiöt (Biisoni Keski-Suomi Oy (2013817-0), Biisoni Tampere Oy (2398156-9), Biisoni Pohjois-Pohjanmaa Oy (3393266-4), Biisoni Pohjanmaa Oy (2462997-0), Powerium Oy (2960390-5), Biisoni Business & Technology Oy (3002531-3), Biisoni Oy (2048077-7) ja Biisoni Group Oy (2377044-6)) (”Biisoni”, ”rekisterinpitäjä”, ”me” jne.) tarjoaa mm. työvoiman välityspalveluita. Tätä yksityisyydensuojakäytäntöä sovelletaan henkilöiden rekrytointiprosessin aikana.
On tärkeää, että palvelua käyttävät henkilöt (”käyttäjät”) tuntevat olonsa turvalliseksi sen suhteen ja saavat tietoa siitä, miten käsittelemme käyttäjien henkilötietoja rekrytointiprosessissa. Pyrimme ylläpitämään korkeinta mahdollista henkilötietojen suojaustasoa. Käsittelemme, hallinnoimme, käytämme ja suojaamme käyttäjien henkilötietoja tämän yksityisyydensuojakäytännön (”yksityisyydensuojakäytäntö”) mukaisesti.
1. Yleistä
Olemme tämänhetkisen tietosuojalainsäädännön mukaan henkilötiedoista vastaava rekisterinpitäjä. Käyttäjien henkilötietoja käsitellään tarkoituksena hallinnoida ja helpottaa työntekijöiden rekrytoimista yritykseemme tai muille yrityksille.
2. Henkilötietojen kerääminen
Olemme vastuussa käyttäjien palveluun luovuttamien tai palvelun käytön puitteissa muulla tavoin keräämiemme henkilötietojen käsittelemisestä.
Miten ja milloin keräämme henkilötietoja
Keräämme käyttäjiltä heidän henkilötietojaan, kun käyttäjät
- lähettävät työhakemuksen palvelun tai muun kanavan kautta ja lisäävät palveluun henkilötietojaan joko itse tai käyttämällä kolmatta osapuolta, kuten Facebookia tai LinkedIniä
- käyttävät palvelua yhteydenpitoon henkilöstömme kanssa ja lisäävät henkilötietojaan joko itse tai käyttämällä kolmatta osapuolta, kuten Facebookia tai LinkedIniä
- antavat itsestään tunnistettavia tietoja chat-palvelussa (verkkosivustolla, joka käyttää palvelua), ja nämä tiedot ovat olennaisia hakuprosessin kannalta
- julkaisevat tietoja uraliitännäisissä julkisissa verkostoitumispalveluissa (mm. LinkedIn) tai muutoin tuovat henkilötietoja julkiseen tietoon (esim. yritysten verkkosivut)
Keräämme tietoja kolmansilta osapuolilta, kuten Facebookista ja LinkedInistä sekä muista julkisista lähteistä. Tätä kutsutaan potentiaalisia työnhakijoita koskevaksi tiedonhauksi, ja sitä voivat tehdä työntekijämme manuaalisesti. Potentiaalisille kandidaateille ilmoitetaan prosessin alussa asiasta henkilökohtaisesti.
Joissakin tapauksissa nykyiset työntekijämme voivat antaa suosituksia mahdollisista työnhakijoista. Nämä työntekijät lisäävät palveluun tällaisten potentiaalisten hakijoiden henkilötietoja. Tällaisissa tapauksissa potentiaalista työnhakijaa pidetään tämän yksityisyydensuojakäytännön puitteissa käyttäjänä, ja hänelle ilmoitetaan tietojen käsittelystä.
Keräämämme ja käsittelemämme henkilötiedot
Palvelun kautta kerättäviä henkilötietoja voidaan käyttää henkilöiden tunnistamiseen nimistä, sähköpostiosoitteista, kuvista ja videoista, Facebook- ja LinkedIn-tilien tiedoista, rekrytointiprosessissa esitettyjen kysymysten vastauksista, titteleistä, koulutuksesta, ammatillisesta osaamisesta, edellisistä sekä nykyisestä työnantajasta ja muista tiedoista, jotka käyttäjät tai muut tahot ovat antaneet palvelun kautta. Vain rekrytointiprosessin kannalta olennaiset tiedot kerätään ja käsitellään.
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn tarkoitus on hallinnoida rekrytointia. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena oleva rekisteröidyn suostumus tai oikeutettu etumme (henkilön rekrytointi, työpaikkojen markkinointi ja mahdollisten oikeusvaateiden hallinnointi ja niihin vastaaminen).
Henkilötiedot, joita käsitellään kokonaisanalyysia tai markkinatutkimusta varten, muunnetaan aina tunnistamattomiksi. Tällaisia henkilötietoja ei voida käyttää tietyn käyttäjän tunnistamiseen. Tällaisia tietoja ei näin ollen pidetä henkilötietoina.
Rekisteröidyn suostumus
Käyttäjät antavat suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn, kun sen tarkoituksena on edesauttaa rekisterinpitäjän rekrytointiprosessia. Käyttäjät hyväksyvät, että henkilötietoja kerätään palvelun kautta, kun käyttäjät:
- lähettävät työhakemuksen palvelun kautta ja lisäävät palveluun henkilötietojaan joko itse tai käyttämällä kolmatta osapuolta, kuten Facebookia tai LinkedIniä, ja hyväksyvät myös, että rekisterinpitäjä saattaa käyttää ulkoisia tiedonhakumenetelmiä tietojen täydentämiseen
- käyttävät palvelua ollakseen yhteydessä rekisterinpitäjän rekrytointiosastoon ja lisäävät palveluun henkilötietojaan joko itse tai käyttämällä kolmatta osapuolta, kuten Facebookia tai LinkedIniä.
Käyttäjät antavat myös suostumuksensa siihen, että rekisterinpitäjä kerää julkisesti saatavilla olevia tietoja käyttäjistä ja koostaa niitä käyttöönsä rekrytointitarkoituksiin.
Käyttäjät antavat suostumuksensa siihen, että heidän henkilötietojaan a) kerätään yllä olevan mukaisesti ja b) käsitellään alla olevien kohtien Säilytys ja siirrot ja Miten pitkään henkilötietoja käsitellään mukaisesti.
Käyttäjillä on oikeus perua suostumuksensa milloin tahansa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään kohdassa 9 ilmoitettujen yhteystietojen kautta. Tämän oikeuden käyttäminen voi kuitenkin tarkoittaa sitä, etteivät käyttäjät voi hakea tiettyä työpaikkaa tai muuten käyttää palvelua.
Tietojen luovutus
Biisoni-konserniin kuuluva yhtiö voi siirtää henkilötietoja toiselle Biisoni-konserniin kuuluvalle yhtiölle sekä ulkoisille tietojen käsittelijöille. Tämän rekrytointien käsittelyyn ja palkkausprosessin yksinkertaistamiseksi Biisoni luovuttaa henkilötietoja Teamtailor -nimiselle yritykselle ja sen alikäisittelijöille. Biisoni ja Teamtailor eivät siirrä henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle, mutta jotkut alikäsittelijät saattavat käsitellä tietoja EU/ETA alueen ulkopuolella. Saadaksesi ajantasaista tietoa henkilötietojen siirroista EU/ETA alueen ulkopuolelle pyydämme tarkistamaan asian kunkin tietojen käsittelijän/alikäsittelijän tietosuojaselosteesta:
Teamtailor
Co-pilot privacy and security
Twilio
Käsittelijöihin/alikäsittelijöihin saattaa tulla muutoksia, eivätkä yllä olevat tiedot ole ajan tasalla. Ota meihin yhteyttä varmistaaksesi käyttämämme käsittelijät/alikäsittelijät sekä tietojen luovutukseen liittyvät asiat.
Miten pitkään henkilötietoja säilytetään
Henkilötietoja säilytetään suostumuksen perusteella kahden vuoden jaksoissa. Ensimmäinen jakso alkaa siitä, kun käsittely on alkanut (esim. työnhakija hakee tiettyä työpaikkaa). Tiedustelemme kahden vuoden jälkeen, haluaako käyttäjä, että henkilötietoja säilytetään edelleen. Tietojen säilyttäminen mahdollistaa tulevien vapaana olevien työpaikkojen täyttämisen. Mikäli käyttäjä kieltää tietojen säilyttämisen, tiedot poistetaan. Mikäli käyttäjä hyväksyy henkilötietojen säilyttämisen, säilytämme henkilötietoja toisen kahden vuoden jakson, jonka päättyessä tiedustelemme jälleen asiasta.
Henkilötietoja säilytetään myös oikeutetun edun nojalla (oikeusvaateiden hallinnointi ja niihin vastaaminen) 12 kuukauden ajan alkaen siitä, kun käyttäjä on saanut rekrytointia koskevan päätöksen, tai riidan lopulliseen päättymiseen saakka, mikäli rekrytointi riitautetaan.
Mikäli käyttäjä rekrytoidaan Biisonin työntekijäksi, häneen sovelletaan myös työntekijöiden tietosuojaselostetta.
3. Automaattinen päätöksenteko
Käytämme rekrytointiprosessissa automaattista päätöksentekoa sekä profilointia. Tämän tarkoituksena on selkeyttää ja nopeuttaa rekrytointiprosessia.
Automaattista päätöksentekoa/profilointia käytetään seuraavasti:
- Käyttäjän työhakemuksen (koulutus, työkokemus, pätevyydet jne.) arviointi ja vertaaminen haettavan tehtävän vaatimuksiin, jolloin järjestelmä tunnistaa käyttäjät, joiden hakemus täyttää tehtävän vaatimukset (esim. kieliosaaminen);
- hakulomakkeessa olevien kysymysten vastausten analysointi;
- hakemuksen liitteiden analysointi;
- käyttäjän suosittelu toiseen rekrytointiin perustuen aiemman hakemuksen analysointiin;
Automaattisella päätöksenteolla/profiloinnilla on vaikutus käyttäjän hakemuksen käsittelyyn. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi vaikuttavat hakemuksen käsittelyyn, mutta lopullisen päätöksen tekee Biisonin rekrytoinnista vastaava työntekijä. Päätös perustuu automaattisen analyysin tuottamaan tietoon, ja hakemus voidaan hylätä, mikäli hakijan profiili ei täytä tehtävän vaatimuksia.
Kaikki automaattisen päätöksenteon/profiloinnin kohteena olevat henkilö- ja muut tiedot saadaan käyttäjältä.
Käyttäjällä on seuraavat oikeudet:
- kieltää automaattinen päätöksenteko ja profilointi ilmoittamalla siitä meille. Käyttäjän tietoja käsittelee henkilö, mikäli saamme kiellon;
- riitauttaa automaattisen päätös ilmoittamalla siitä meille;
- saada tarkempaa tietoa siitä miten automaattinen päätöksenteko toimii.
Kaikki ilmoitukset tulee lähettää osoitteeseen tietosuoja@biisoni.fi
3. Käyttäjien oikeudet
Käyttäjillä on oikeus pyytää tietoa käsittelemistämme henkilötiedoista lähettämällä kirjallisen pyynnön kohdassa 9 ilmoitettujen yhteystietojen kautta. Käyttäjillä on oikeus saada yksi (1) jäljennös heille kuuluvista henkilötiedoista maksutta. Seuraavista jäljennöksistä rekisterinpitäjällä on oikeus veloittaa kohtuullinen korvaus pyynnön aiheuttamien hallinnollisten kulujen pohjalta.
Käyttäjillä on oikeus virheellisten henkilötietojen oikaisuun tarvittaessa pyytämällä sitä kirjallisesti kohdassa 9 ilmoitettujen yhteystietojen kautta.
Käyttäjillä on oikeus vaatia tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista sekä oikeus vastustaa käsittelyä oikeutetun edun perusteella tietyissä olosuhteissa.
Käyttäjillä on oikeus perua kaikki suostumukset, jotka on annettu rekisterinpitäjälle tietojen käsittelemiseksi. Tämän oikeuden käyttäminen voi kuitenkin tarkoittaa sitä, etteivät käyttäjät voi hakea tiettyä työpaikkaa tai muuten käyttää palvelua.
Käyttäjillä on tietyissä olosuhteissa oikeus tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen eli oikeus saada henkilötiedot ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle, kunhan tämä ei vaikuta kielteisesti toisten oikeuksiin tai vapauksiin.
Käyttäjillä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojensa käsittelystä, mikäli käyttäjät ovat sitä mieltä, että henkilötietojen käsittely on tietosuojalainsäädännön vastaista.
Valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutettu
PL 800, 00531 Helsinki
029 5666700
tietosuoja@om.fi
5. Turvallisuus
Yksityisyydensuoja on meille ensisijaisen tärkeä asia, ja teemme siksi ahkerasti töitä sen eteen, että käyttäjien henkilötietoja käsitellään äärimmäisen huolellisesti. Ryhdymme kaikkiin toimenpiteisiin, joita meiltä voidaan kohtuudella odottaa, varmistaaksemme, että käyttäjien ja muiden henkilöiden henkilötietoja käsitellään turvallisesti sekä tämän yksityisyydensuojakäytännön ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
Tiedon siirtämiseen internetissä ja mobiiliverkossa liittyy kuitenkin aina jonkinasteinen riski, joten kaikki siirrot tehdään tietoja siirtävän henkilön omalla vastuulla. On tärkeää, että myös käyttäjät kantavat vastuun siitä, että heidän tietonsa ovat turvassa. On käyttäjien omalla vastuulla varmistaa, että heidän kirjautumistietonsa pysyvät salaisina.
6. Henkilötietojen siirto kolmannelle osapuolelle
Saatamme siirtää käyttäjien henkilötietoja
- asiakkaillemme, jotka etsivät työvoimaa
- toimittajillemme ja alihankkijoillemme, jotka toimivat käsittelijöinä ja alihankkijana toimivina käsittelijöinä ohjeidemme mukaisesti palvelun tarjoamiseksi
- viranomaisille tai oikeudellisille neuvonantajille tilanteissa, joissa epäillään rikosta tai epäasiallista käytöstä
- viranomaisille, oikeudellisille neuvonantajille tai muille toimijoille, jos laki tai viranomaisen määräys sitä edellyttää.
Siirrämme käyttäjien henkilötietoja ainoastaan sellaisille kolmansille osapuolille, joihin luotamme. Valikoimme yhteistyökumppanimme tarkkaan varmistaaksemme, että käyttäjien henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Teemme yhteistyötä seuraavasti luokiteltavien henkilötietojen käsittelijöiden kanssa: Teamtailor palvelun tarjoajana, palvelin- ja verkkohotelliyritykset, sähköpostiyritykset, videonhallintayritykset, tiedonhakuyritykset, analyysipalveluyritykset ja muut yritykset, joiden toiminta liittyy palvelun tarjoamiseen.
7. Yhdistelmätiedot (ei-tunnistettavat henkilötiedot)
Voimme jakaa yhdistelmätietoja kolmansille osapuolille. Tällaisissa tapauksissa yhdistelmätiedot on koottu tiedoista, jotka on kerätty palvelun kautta ja voivat koostua esimerkiksi verkkoliikennettä tai palvelun käyttäjien maantieteellistä sijaintia koskevista tilastoista. Yhdistelmätiedot eivät sisällä mitään tietoja, jotka voidaan yhdistää yksittäisiin henkilöihin, eivätkä ne siksi ole henkilötietoja.
8. Evästeet
Kun käyttäjät käyttävät palvelua, käytöstä voidaan tallentaa tietoja evästeinä. Evästeet ovat passiivisia tekstitiedostoja, jotka tallennetaan laitteen, kuten tietokoneen, matkapuhelimen tai tabletin, internetselaimeen palvelun käytön yhteydessä. Käytämme evästeitä parantaaksemme käyttäjien kokemusta palvelun käytöstä ja kerätäksemme tietoja esimerkiksi palvelun käyttötilastoista. Tämä tehdään palvelun toiminnan varmistamiseksi, ylläpitämiseksi ja parantamiseksi. Evästeiden kautta kerätyt tiedot voivat joissakin tapauksissa tarkoittaa henkilötietoja; lue lisää evästekäytännöstämme (linkki käytäntöön: Evästeet).
Käyttäjät voivat milloin hyvänsä estää evästeiden käytön muuttamalla laitteensa asetuksia. Evästeiden estäminen voi vaikuttaa palvelun käyttökokemukseen, esimerkiksi estää joidenkin palvelun ominaisuuksien käytön.
9. Muutokset
Meillä on oikeus tehdä milloin tahansa muutoksia tai lisäyksiä yksityisyydensuojakäytäntöömme. Yksityisyydensuojakäytännön uusin versio on aina saatavilla palvelusta. Uudesta versiosta katsotaan kerrotun käyttäjille, kun käyttäjät ovat joko saaneet sähköpostiviestin, jossa kerrotaan uudesta versiosta (tällöin käytetään sähköpostiosoitteita, jotka käyttäjät ovat antaneet palvelun käytön yhteydessä), tai kun käyttäjille muulla tavoin ilmoitetaan uudesta yksityisyydensuojakäytännöstä.
10. Yhteystiedot
Jos sinulla on kysymyksiä tai haluat saada lisätietoja henkilötietojen käsittelystä tai olla meihin yhteydessä muissa asioissa, ota yhteyttä seuraavasti:
Tietosuojavastaava: Satu Karjalainen
sähköposti: tietosuoja@biisoni.fi
